Digitalisering & Scanning

Vi är specialister på scanning, digitalisering och dokumenthantering – och hjälper dig hela vägen från pappersarkiv till ett säkert och sökbart digitalt arkiv. Oavsett om det gäller dokument, ritningar, fotografier, eller andra typer av handlingar så vet vi hur man gör.

Den kanske största och mest uppenbara fördelen med digitalisering är sökbarheten. Genom professionell scanning och OCR-tolkning blir innehållet i dina dokument digitalt, sökbart (på både text och siffror) och enkelt att komplettera med relevant metadata. I stället för att leta i pärmar och arkiv kan du hitta rätt information på några sekunder – när och var du vill.

Effektiv dokumenthantering med scanning

Visste du att upp till 50 procent av en arbetsdag kan gå åt till att söka efter information? Det motsvarar hundratals timmar per år – bara på letande.

Samtidigt vet vi att pappersdokument är svåra att hålla ordning på:

• Cirka 7,5 procent av alla dokument förloras
• 3 procent blir felarkiverade
• Upp till 90 % av dagligt hanterade dokument försvinner utan att innehållet tas tillvara

Med scanning och digital dokumenthantering skapar du struktur, sparar tid och minskar risken för informationsförlust.

Varför digitalisera arkivet?

Fysiska dokument är sårbara. Brand, vattenläckor, mögel och andra olyckor kan snabbt förstöra viktiga handlingar. Betyg, ritningar, avtal, beslut och bokföring är ofta värdehandlingar som kräver både långsiktigt skydd och enkel åtkomst.

Det finns fler fördelar med att digitalisera arkivet:

• Du minskar risken för permanent informationsförlust
• Du får du snabb tillgång till historiskt material
• Du skapar säkerhetskopior av handlingar som måste sparas i original

Även dokument som behöver bevaras i pappersform bör ha en digital motsvarighet – som en trygg försäkring om olyckan skulle vara framme.

Omfattande scannings- och digitaliseringstjänster

Att scanna ett helt arkiv betyder inte att allt papper kan eller ska förstöras. Vissa dokument måste av legala skäl sparas i original, exempelvis bokföring. Vi hjälper dig att digitalisera materialet som komplement, göra det sökbart med metadata och tillgängligt vid behov – utan att tumma på regelverk eller säkerhet. Vi är vana att skapa överskådliga bra digitala strukturer, så alla som jobbar i de digitala handlingarna har lätt att hitta vad de söker.

Våra scanningtjänster inkluderar:

• Scan-on-demand: snabb, säker och originalvårdande service
• OCR och metadataregistrering för hög sökbarhet
• Långtidslagring av fysiskt material och digital information
• Brandklassade skåp och säker hantering av sekretessmaterial
• Helhetslösningar som inkluderar transport, scanning av ritningsarkiv och lagring i digitalt arkiv
• Gallring, sortering och kategorisering, från enkla uppdrag till avancerade tekniska lösningar
• Scanning på plats: vi installerar oss hos dig och utför arbetet i din miljö

Flexibel och modern leverans av ditt digitala arkiv

Vi anpassar leveransen efter dina behov och IT-miljö. Det digitala materialet kan levereras på flera olika sätt:

• Via nedladdningslänk
• På USB-minne eller extern hårddisk
• Direkt uppladdat i kundens system
• Via molntjänst
• Integrerat i ett e‑arkiv eller dokumenthanteringssystem
• Fysiskt hos er (med samråd av er IT-avdelning)

Självklart hjälper vi dig även att välja rätt lagringslösning för framtida behov.

Flexibel och modern leverans av ditt digitala arkiv

Har du handlingar som omfattas av sekretess eller höga säkerhetskrav? Komplettera gärna med våra lösningar inom säkerhet, sekretess och informationshantering. Vi är vana vid känsligt material och arbetar enligt etablerade rutiner för trygg och kontrollerad digitalisering.